Informazioni legali

Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali per il servizio di prenotazione.

Ultimo aggiornamento: 21 luglio 2026 · Versione 2026-07-21

1. Titolare del trattamento

Fondazione AIDA ETS ICC

Via D. Degani, 6 · 37125 Quinzano (VR)

Email: prenotazioni-eventi@fondazioneaida.it

La presente informativa riguarda la piattaforma prenotazioni.fondazioneaida.it, separata dal sito istituzionale di Fondazione AIDA.

2. Dati trattati

La piattaforma tratta i dati forniti durante la compilazione e quelli generati dalla gestione della prenotazione:

dati della scuola: tipologia e ordine, istituto, denominazione, indirizzo, recapiti, classi selezionate ed eventuali dati amministrativi o di fatturazione;
dati del referente: nome, cognome, email, telefono, eventuale indirizzo e note;
dati della prenotazione: evento, biglietti, quantità, importo, modalità di pagamento offline, stato, comunicazioni, modifiche e cancellazioni;
informazioni organizzative: note e numero aggregato di persone che parteciperanno in carrozzina;
dati tecnici: indirizzo IP, data e ora delle richieste, log di sicurezza, informazioni di sessione e dati necessari al corretto funzionamento del servizio.

La piattaforma non richiede nomi, diagnosi o altre informazioni sanitarie relative agli alunni. Tali informazioni non devono essere inserite nei campi note.

3. Finalità e basi giuridiche

Gestione della prenotazione

Raccolta, verifica, approvazione, modifica o cancellazione della prenotazione, gestione dei posti, pagamento offline, assistenza e comunicazioni operative. Il trattamento è necessario all’esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali richieste dalla scuola o dal referente.

Obblighi amministrativi e tutela dei diritti

Adempimento di obblighi contabili, fiscali e normativi, gestione di contestazioni e tutela dei diritti di Fondazione AIDA. Il trattamento si basa sull’adempimento di obblighi legali e, ove applicabile, sul legittimo interesse del Titolare.

Sicurezza del servizio

Prevenzione di abusi, accessi non autorizzati, errori e incidenti tecnici. Il trattamento si basa sul legittimo interesse a proteggere la piattaforma e i dati trattati.

Aggiornamenti futuri

Invio di aggiornamenti sulle attività per le scuole esclusivamente quando il referente seleziona l’apposita casella facoltativa. La base giuridica è il consenso, revocabile in qualsiasi momento senza conseguenze sulla prenotazione.

4. Conferimento dei dati

I campi indicati come obbligatori sono necessari per gestire la richiesta. Il mancato conferimento impedisce l’invio della prenotazione. I campi facoltativi possono essere omessi senza conseguenze sul servizio.

La presa visione dell’informativa è obbligatoria; il consenso agli aggiornamenti futuri è invece separato e facoltativo.

5. Modalità e sicurezza

I dati sono trattati con strumenti informatici e procedure organizzative correlate alle finalità indicate. Sono adottate misure per limitare gli accessi al personale autorizzato, proteggere le comunicazioni, prevenire accessi non autorizzati e consentire il ripristino del servizio.

La piattaforma non effettua profilazione, non vende i dati e non adotta decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici sugli interessati.

6. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati o comunicati, nei limiti necessari, a:

personale e collaboratori autorizzati di Fondazione AIDA;
uffici e referenti associati al teatro o alla sede dell’evento;
Hetzner Online GmbH, per l’infrastruttura cloud;
RunCloud Sdn. Bhd., per la gestione tecnica del server;
Mailchimp Transactional, già Mandrill, per l’invio delle email operative;
fornitori di manutenzione, assistenza tecnica e sicurezza incaricati da Fondazione AIDA;
autorità pubbliche o altri soggetti quando previsto dalla legge.

I fornitori che trattano dati per conto di Fondazione AIDA sono vincolati da accordi e istruzioni coerenti con il ruolo svolto. L’elenco aggiornato può essere richiesto al Titolare.

7. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori tecnici possono trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo. Quando necessario, tali trasferimenti avvengono sulla base di una decisione di adeguatezza, delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o di altre garanzie previste dal GDPR.

Ulteriori informazioni sulle garanzie applicabili possono essere richieste al Titolare.

8. Tempi di conservazione

Prenotazioni e comunicazioni amministrative: Dalla conclusione dell’evento o dall’ultima registrazione amministrativa collegata, salvo contenziosi o ulteriori obblighi di legge.; 10 anni
Aggiornamenti futuri facoltativi: Dal consenso o dall’ultima interazione, salvo rinnovo; il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.; 24 mesi
Log applicativi e di sicurezza: Salvo necessità di conservarli più a lungo per analizzare incidenti, abusi o richieste dell’autorità.; 30 giorni
Sessione tecnica: Dall’ultima attività, secondo la configurazione tecnica della piattaforma.; 8 ore di inattività
Copie di sicurezza: I dati cancellati dai sistemi attivi possono permanere nelle copie di sicurezza fino alla loro sovrascrittura e sono utilizzati esclusivamente per il ripristino.; Ciclo di rotazione del backup

Alla scadenza i dati sono cancellati o resi anonimi, salvo che un’ulteriore conservazione sia necessaria per obblighi di legge o per la gestione di un contenzioso.

9. Dati riferiti ad altre persone

Chi compila il modulo deve essere autorizzato a comunicare i dati della scuola e del referente. Non devono essere inseriti dati identificativi degli alunni né dettagli sanitari o informazioni non necessarie alla prenotazione.

Il numero di persone in carrozzina è raccolto esclusivamente come informazione organizzativa aggregata, per organizzare al meglio l’accoglienza.

10. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati e opposizione al trattamento. Può inoltre revocare il consenso agli aggiornamenti futuri senza pregiudicare i trattamenti già effettuati.

Le richieste possono essere inviate a prenotazioni-eventi@fondazioneaida.it. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

11. Cookie e dati di navigazione

La piattaforma utilizza esclusivamente cookie tecnici necessari alla sicurezza e al funzionamento dei moduli. I dettagli sono disponibili nella Cookie Policy.

12. Modifiche all’informativa

Fondazione AIDA può aggiornare questa informativa in seguito a modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione applicabile alla prenotazione viene registrata insieme alla data di presa visione.